Excel 50 Formulas & Functions | Hindi Notes with Examples

हेलो दोस्तों जैसा कि आप जानते हैं आज के समय में चाहे ऑफिस का काम हो, बैंकिंग सेक्टर हो, अकाउंटिंग हो या फिर कोई भी डाटा एंट्री जॉब हो, हर जगह MS Excel का प्रयोग बड़े पैमाने पर किया जाता है। CCC, ऑफिस असिस्टेंट, डाटा ऑपरेटर जैसे कई एग्जाम में भी Excel Formulas से जुड़े सवाल पूछे जाते हैं इसलिए आज हम आपके लिए Excel के 50 सबसे जरूरी Formulas और Functions लेकर आए हैं जिन्हें आप उदाहरण सहित अच्छे से समझ सकें।

इसके पहले हमने आपको LibreOffice Writer, MS Paint, Adobe PageMaker, CorelDRAW और Photoshop से जुड़े हिंदी नोट्स दिए थे, यदि आप अभी नहीं पढ़े हैं तो जरूर पढ़ें। आज हम Excel Formulas पर फोकस करेंगे जो कि प्रैक्टिकल और थ्योरी दोनों के लिए बहुत काम आने वाले हैं।

Note: नीचे दिए गए सभी Formula को Excel में लिखते समय शुरुआत में हमेशा इक्वल टू साइन (=) लगाना अनिवार्य होता है, तभी Excel समझ पाता है कि आप कोई फार्मूला या फंक्शन लिख रहे हैं।

Description of Basic Math Functions

Excel में सबसे पहले हम बात करेंगे उन Functions की जिनका प्रयोग गणना यानि जोड़, घटाव, औसत, गिनती आदि के लिए किया जाता है। यह सबसे ज्यादा प्रयोग होने वाले Functions हैं इसलिए इन्हें सबसे पहले समझना जरूरी है।

SUM =SUM(A1:A10)

इसका प्रयोग किसी भी सेलेक्ट की गई रेंज के सभी नंबर को जोड़ने के लिए प्रयोग करते हैं। जैसे यदि आपको A1 से A10 तक के सारे नंबर का टोटल निकालना है तो आप इस फार्मूला का इस्तेमाल करेंगे, यह मैनुअल जोड़ने की तुलना में बहुत तेज और गलती रहित तरीका है।

AVERAGE =AVERAGE(A1:A10)

इसके माध्यम से किसी भी रेंज के नंबर का औसत यानि Mean निकाला जाता है। जैसे किसी क्लास के स्टूडेंट्स के मार्क्स का औसत निकालना हो तो यह फार्मूला काम आता है, यह सभी नंबर को जोड़कर उनकी कुल संख्या से भाग कर देता है।

COUNT =COUNT(A1:A10)

इसका प्रयोग किसी रेंज में सिर्फ नंबर (Numeric Value) वाले सेल्स की गिनती करने के लिए किया जाता है। इसमें टेक्स्ट या खाली सेल को यह count नहीं करता, सिर्फ संख्या वाले सेल गिने जाते हैं।

COUNTA =COUNTA(A1:A10)

यह COUNT से थोड़ा अलग है क्योंकि इसकी मदद से किसी भी रेंज में जितने भी सेल में कुछ भी लिखा हो चाहे टेक्स्ट हो या नंबर, सभी की गिनती हो जाती है। सिर्फ खाली सेल को यह count नहीं करता।

COUNTBLANK =COUNTBLANK(A1:A10)

इसके द्वारा किसी रेंज में जितने भी सेल खाली (Blank) होते हैं उनकी गिनती की जाती है। जैसे अगर आपको पता करना हो कि किसी लिस्ट में कितनी एंट्री मिसिंग है तो यह फार्मूला बहुत काम आता है।

COUNTIF =COUNTIF(A1:A10,">50")

इसका प्रयोग किसी शर्त (Condition) के अनुसार सेल्स की गिनती करने के लिए किया जाता है। जैसे यहाँ पर हम सिर्फ उन सेल की गिनती कर रहे हैं जिनकी वैल्यू 50 से ज्यादा है, इसमें COUNT की तरह सिर्फ गिनती होती है लेकिन एक शर्त के साथ।

COUNTIFS =COUNTIFS(A1:A10,">50",B1:B10,"Pass")

यह COUNTIF का ही Advanced version है जिसकी मदद से एक साथ कई शर्तों के अनुसार गिनती की जा सकती है। जैसे यहाँ हम दो कंडीशन एक साथ लगा रहे हैं, यह HR और Result Sheet जैसे कामों में बहुत उपयोगी होता है।

SUMIF =SUMIF(A1:A10,">50")

इसके माध्यम से किसी शर्त के अनुसार नंबर को जोड़ा जाता है। जैसे यहाँ पर सिर्फ 50 से बड़े नंबर को ही जोड़ा जाएगा, यह Sales Report या Marksheet में selective total निकालने के लिए बहुत काम आता है।

SUMIFS =SUMIFS(A1:A10,B1:B10,"Delhi",C1:C10,"2024")

यह SUMIF का Advanced version है जिसमें एक से अधिक शर्तों के अनुसार जोड़ किया जा सकता है। जैसे यहाँ सिर्फ Delhi के 2024 के डाटा का टोटल निकाला जा रहा है।

MAX =MAX(A1:A10)

इसकी मदद से किसी भी रेंज में से सबसे बड़ा (Maximum) नंबर पता किया जाता है। जैसे किसी क्लास में सबसे ज्यादा मार्क्स किसने लाए यह पता करना हो तो यह फार्मूला प्रयोग करते हैं।

MIN =MIN(A1:A10)

यह MAX के बिल्कुल उल्टा काम करता है यानि इसकी मदद से किसी रेंज में से सबसे छोटा (Minimum) नंबर पता किया जाता है।

ROUND =ROUND(A1,2)

इसका प्रयोग किसी भी डेसिमल नंबर को राउंड (गोल) करने के लिए किया जाता है, जैसे यहाँ पर नंबर को 2 डेसिमल प्लेस तक राउंड किया जाएगा। यह प्राइस या पर्सेंटेज दिखाने में बहुत उपयोगी है।

ROUNDUP =ROUNDUP(A1,0)

इसके द्वारा किसी भी नंबर को हमेशा ऊपर की ओर राउंड किया जाता है चाहे डेसिमल कितना भी छोटा क्यों न हो। जैसे 4.1 भी ROUNDUP करने पर 5 हो जाएगा।

ROUNDDOWN =ROUNDDOWN(A1,0)

यह ROUNDUP के उल्टा काम करता है और नंबर को हमेशा नीचे की ओर राउंड करता है। जैसे 4.9 भी ROUNDDOWN करने पर 4 हो जाएगा।

ABS =ABS(A1)

इसका प्रयोग किसी भी Negative Number को Positive Number में बदलने के लिए किया जाता है। जैसे -25 को ABS लगाने पर 25 मिलेगा, यह Difference निकालते समय बहुत काम आता है।

SQRT =SQRT(A1)

इसकी मदद से किसी भी नंबर का Square Root (वर्गमूल) निकाला जाता है। जैसे 16 का SQRT निकालने पर 4 मिलेगा।

Description of Logical Functions

Logical Functions का प्रयोग किसी Condition के आधार पर Result निकालने के लिए किया जाता है। यह Excel के सबसे powerful Functions में से एक माने जाते हैं क्योंकि इनकी मदद से Decision-Based Calculation की जाती है।

IF =IF(A1>50,"Pass","Fail")

यह सबसे ज्यादा प्रयोग होने वाला Logical Function है जिसकी मदद से किसी शर्त के सही या गलत होने पर अलग-अलग Result दिखाया जाता है। जैसे यहाँ अगर मार्क्स 50 से ज्यादा हैं तो Pass दिखेगा वरना Fail।

AND =AND(A1>50,B1>50)

इसका प्रयोग तब किया जाता है जब एक साथ कई शर्तें सही होनी जरूरी हों, तभी यह TRUE रिजल्ट देगा। जैसे यहाँ दोनों सब्जेक्ट में पास होना जरूरी है।

OR =OR(A1>50,B1>50)

यह AND से अलग है क्योंकि इसमें अगर कोई भी एक शर्त भी सही हो जाए तो यह TRUE रिजल्ट दे देता है। जैसे यहाँ किसी एक सब्जेक्ट में भी 50 से ज्यादा मार्क्स होने पर TRUE आएगा।

NOT =NOT(A1>50)

इसका प्रयोग किसी शर्त को उल्टा (Reverse) करने के लिए किया जाता है। जैसे यदि A1>50 सही है तो NOT उसे FALSE बना देगा और अगर गलत है तो TRUE बना देगा।

IFERROR =IFERROR(A1/B1,"Error")

इसकी मदद से किसी फार्मूला में अगर कोई Error आती है तो उसकी जगह हम अपना खुद का Message दिखा सकते हैं। जैसे यहाँ अगर Division Error आती है (0 से भाग देने पर) तो "Error" शब्द दिखेगा असली Error Message की जगह।

IFS =IFS(A1>90,"A Grade",A1>75,"B Grade",A1>50,"C Grade")

यह IF का Advanced version है जिसकी मदद से एक साथ कई Conditions को Check करके अलग-अलग Result निकाला जा सकता है, इसमें Nested IF की तरह बार-बार IF लिखने की जरूरत नहीं पड़ती।

Description of Lookup and Reference Functions

यह Functions किसी बड़े डाटा में से किसी Value को ढूंढने (Search) करने के लिए प्रयोग किए जाते हैं। Data Analysis और Report बनाने में इनका प्रयोग सबसे ज्यादा होता है।

VLOOKUP =VLOOKUP(A1,D1:F10,2,FALSE)

इसकी मदद से किसी भी Value को Table के सबसे पहले Column में ढूंढ कर उसी Row से कोई और Column की Value निकाली जाती है। जैसे किसी Roll Number के आधार पर Student का Name निकालना हो तो यह प्रयोग होता है, ध्यान रहे यह हमेशा बाएं से दाएं (Left to Right) ही सर्च करता है।

HLOOKUP =HLOOKUP(A1,D1:J5,3,FALSE)

यह VLOOKUP जैसा ही काम करता है लेकिन फर्क सिर्फ इतना है कि यह Horizontal यानि सबसे पहले Row में Value ढूंढ कर उसी Column से Result निकालता है, जबकि VLOOKUP Column में ढूंढता है।

INDEX =INDEX(A1:A10,5)

इसकी मदद से किसी भी रेंज में से किसी निश्चित Position (Row Number) की Value निकाली जाती है। जैसे यहाँ 5वीं Position की Value मिलेगी।

MATCH =MATCH("Ravi",A1:A10,0)

इसका प्रयोग किसी Value की Position (कौन सी Row या Column में है) पता करने के लिए किया जाता है। जैसे यहाँ "Ravi" नाम की Position पता चलेगी, इसे अक्सर INDEX के साथ मिलाकर प्रयोग किया जाता है ताकि VLOOKUP से भी बेहतर तरीके से Search किया जा सके।

XLOOKUP =XLOOKUP(A1,D1:D10,F1:F10)

यह VLOOKUP का सबसे नया और Advanced Version है जो Excel के नए Version में मिलता है। इसकी खासियत यह है कि यह Left और Right दोनों तरफ Search कर सकता है जबकि VLOOKUP सिर्फ Left से Right ही Search करता है।

CHOOSE =CHOOSE(2,"Monday","Tuesday","Wednesday")

इसकी मदद से किसी List में से किसी निश्चित Position की Value को Choose (चुनना) किया जाता है। जैसे यहाँ 2 नंबर Position देने पर "Tuesday" मिलेगा।

Description of Text Functions

Text Functions का प्रयोग किसी भी टेक्स्ट या शब्दों को Edit, Combine, Split या Format करने के लिए किया जाता है। डाटा क्लीनिंग के काम में यह Functions बहुत उपयोगी साबित होते हैं।

CONCATENATE =CONCATENATE(A1," ",B1)

इसकी मदद से दो या दो से अधिक Text या Cell की Value को जोड़ा (Combine) जाता है। जैसे First Name और Last Name को जोड़कर Full Name बनाना हो तो यह प्रयोग होता है।

LEFT =LEFT(A1,3)

इसकी मदद से किसी भी Text के शुरुआत यानि बाईं तरफ से निश्चित संख्या में Character निकाले जाते हैं। जैसे यहाँ पहले 3 Character निकलेंगे।

RIGHT =RIGHT(A1,3)

यह LEFT के उल्टा काम करता है यानि इसकी मदद से किसी Text के आखिर यानि दाईं तरफ से निश्चित संख्या में Character निकाले जाते हैं।

MID =MID(A1,2,3)

इसकी मदद से किसी Text के बीच से Character निकाले जाते हैं। जैसे यहाँ दूसरे Character से शुरू करके 3 Character निकलेंगे।

LEN =LEN(A1)

इसका प्रयोग किसी भी Text में मौजूद Character की कुल संख्या (Length) पता करने के लिए किया जाता है, इसमें Space भी एक Character माना जाता है।

TRIM =TRIM(A1)

इसकी मदद से किसी Text में मौजूद अनावश्यक (Extra) Space हटाए जाते हैं, यह सिर्फ शब्दों के बीच एक ही Space रखता है और शुरुआत तथा आखिर के Space पूरी तरह हटा देता है।

UPPER =UPPER(A1)

इसकी मदद से किसी भी Text को पूरी तरह Capital Letters (बड़े अक्षर) में बदला जाता है।

LOWER =LOWER(A1)

यह UPPER के उल्टा काम करता है यानि इसकी मदद से किसी भी Text को पूरी तरह Small Letters (छोटे अक्षर) में बदला जाता है।

PROPER =PROPER(A1)

इसकी मदद से किसी भी Text के हर शब्द का पहला Letter Capital और बाकी सभी Small हो जाते हैं, जैसे किसी Name को सही Format में लाने के लिए यह बहुत काम आता है।

SUBSTITUTE =SUBSTITUTE(A1,"Old","New")

इसकी मदद से किसी Text में मौजूद किसी शब्द को दूसरे शब्द से बदला (Replace) जाता है। जैसे यहाँ "Old" शब्द को "New" शब्द से बदला जाएगा।

Description of Date and Time Functions

Date और Time से जुड़े Calculation के लिए Excel में अलग से Functions दिए गए हैं जिनकी मदद से Age Calculation, Deadline Tracking जैसे काम आसानी से किए जा सकते हैं।

TODAY =TODAY()

इसकी मदद से Computer में सेट की गई आज की Date अपने आप Cell में आ जाती है, इसमें किसी Argument की जरूरत नहीं पड़ती।

NOW =NOW()

यह TODAY जैसा ही है लेकिन इसमें Date के साथ-साथ मौजूदा Time भी दिखाई देता है।

DATE =DATE(2024,12,25)

इसकी मदद से Year, Month और Day अलग-अलग देकर एक पूरी Date बनाई जाती है, यह अक्सर दूसरे Formula के अंदर प्रयोग किया जाता है।

DAY =DAY(A1)

इसकी मदद से किसी भी Date में से सिर्फ Day (तारीख का नंबर) निकाला जाता है।

MONTH =MONTH(A1)

इसकी मदद से किसी भी Date में से सिर्फ Month (महीना नंबर) निकाला जाता है।

YEAR =YEAR(A1)

इसकी मदद से किसी भी Date में से सिर्फ Year (साल) निकाला जाता है।

NETWORKDAYS =NETWORKDAYS(A1,B1)

इसकी मदद से दो Date के बीच के Working Days (Sunday छोड़कर) की गिनती की जाती है, यह Salary या Project Deadline Calculate करने में बहुत काम आता है।

Description of Statistical Functions

AVERAGEIF =AVERAGEIF(A1:A10,">50")

इसकी मदद से किसी शर्त के अनुसार Average निकाला जाता है, जैसे यहाँ सिर्फ 50 से बड़े नंबर का ही Average आएगा।

AVERAGEIFS =AVERAGEIFS(A1:A10,B1:B10,"Delhi")

यह AVERAGEIF का Advanced Version है जिसमें एक से अधिक शर्तों के अनुसार Average निकाला जा सकता है।

RANK =RANK(A1,A1:A10,0)

इसकी मदद से किसी List में किसी Value की Rank (स्थान) पता की जाती है, जैसे किसी Student के Marks के आधार पर पूरी क्लास में उसकी Rank पता करनी हो तो यह प्रयोग होता है।

Description of Financial Functions

PMT =PMT(5%/12,60,-500000)

इसकी मदद से किसी Loan की मासिक किस्त (EMI) Calculate की जाती है, जैसे यहाँ Interest Rate, महीनों की संख्या और Loan Amount देकर EMI निकाली जा रही है।

FV =FV(5%/12,60,-5000)

इसकी मदद से किसी नियमित Investment (जैसे RD या SIP) की Future Value यानि आने वाले समय में मिलने वाली कुल राशि Calculate की जाती है।

Formula लिखते समय ध्यान रखने वाली बातें:

Excel में Formula लिखते समय कुछ बातों का ध्यान रखना बहुत जरूरी है। हमेशा Cell Reference (जैसे A1, B2) का प्रयोग करें Direct Number की जगह, इससे अगर Data बदलता है तो Formula अपने आप Update हो जाता है। साथ ही Bracket ( ) को सही जगह बंद करना न भूलें वरना Excel Error दिखा देगा। जैसे किसी दुकानदार को अपना Bill Book Manually बनाना पड़े तो कितना समय लगेगा, लेकिन यही काम Excel Formula की मदद से कुछ Second में हो जाता है, यही Excel Formulas की सबसे बड़ी खूबी है।

I hope आपको यह Excel Formulas वाला पोस्ट जरूर अच्छा लगा होगा। इन 50 Formulas को अगर आप अच्छे से Practice कर लेते हैं तो Office के किसी भी काम में या Exam में आपको कोई दिक्कत नहीं आएगी। अपने दोस्तों के साथ इसे सोशल मीडिया पर जरूर शेयर करें और यदि कहीं पोस्ट में कोई गलती हुई हो तो कमेंट करके जरूर बताये।

धन्यवाद!